Teknologi digital merubah cara komunikasi kita semua, dari berbasis kertas menjadi berbasis awan atau cloud computation. Artikel ini secara detail akan membahas 5 tips komunikasi digital untuk perusahaan.
Pendahuluan
Semua orang sulit untuk percaya namun begitulah realita. Bahwa Microsoft memperkenalkan PowerPoint kepada pengguna Office 25 tahun yang lalu, dan World Wide Web membuat hal serupa dan sukses hanya dalam waktu 1 tahun.
Jadi, meskipun alat yang kami gunakan untuk berkomunikasi di tahun 2015 sangat berbeda dari yang kami gunakan pada awal tahun sembilan puluhan. Sebagian besar prinsip-prinsip teknologi digital tetap sama.
Demikian pula, prinsip-prinsip menyeluruh dari komunikasi internal perusahaan tetap berakar pada pelatihan dan keterlibatan karyawan.
Seperti yang seorang konsultan manajemen legendaris, Peter Drucker, katakan “Yang paling penting adalah mendengar apa yang tidak dikatakan”.
Namun, berkat kemajuan teknologi digital, alat dan perangkat lunak yang sekarang kita gunakan dalam komunikasi internal kita telah berubah secara dramatis dan kita bisa “mendengar” jauh lebih baik.
Dari Kertas Ke Awan
Tiga puluh tahun yang lalu komunikasi internal dan kebijakan perusahaan masih melalui kertas. Namun kini telah berkembang dengan sebagian besar kantor mulai “paperless” dan komunikasi di era digital.
Cloud atau komputasi awan sekarang memungkinkan perusahaan untuk mengirim komunikasi yang hampir tak terbatas kepada karyawan.
Teknologi akan selamanya mengubah frekuensi tentang bagaimana kita berinteraksi dengan rekan kerja.
Pertanyaannya bukan lagi, “Bagaimana kita memastikan semua orang melihat ini?” melainkan, “Berapa banyak yang komunikasi yang tidak bermanfaat?”
Menurut PBB, enam dari tujuh miliar orang dunia saat ini memiliki ponsel, dan banyak yang menggunakannya untuk komunikasi internal perusahaan.
Komunikasi dan perdagangan telah berbasis seluler, komputer desktop kini telah menjadi suatu barang usang dan hanya menjadi pemanis pada meja kasir.
Begitu pula dengan komunikasi perusahaan sekarang harus beradaptasi dengan tenaga kerja seluler yang berkomunikasi sebagian besar melalui telepon mereka.
Karyawan membutuhkan konten pesan yang bisa segera dibuka dan pemberitahuan yang tepat waktu. Kini perusahaan semakin mempersonalisasi pesan untuk menjangkau karyawan yang mereka tuju.
Dari ‘Silakan Tinggalkan Pesan’ hingga Selalu Aktif
Memiliki telepon rumah kantor tampak seperti sejarah kuno hari ini berkat email dan jaringan media sosial.
Alih-alih memiliki beberapa saluran untuk komunikasi, perusahaan harus memungkinkan karyawan mereka untuk berkomunikasi pada berbagai saluran.
Ini akan menghilangkan hambatan apa pun yang mungkin menghalangi mereka untuk berkomunikasi dengan mudah dan seketika.
Sekarang manajemen dengan mudah untuk menemukan dimana dan bagaimana karyawan mereka berkomunikasi satu sama lain, untuk memastikan rahasia perusahaan tetap aman.
Model komunikasi klasik korporat yang berlangsung secara top-down tidak lagi berfungsi karena teknologi digital telah menciptakan jaringan dan alur kerja baru. Cara kerja teknologi telah meratakan kesenjangan komunikasi antara manajemen dan karyawan.
Syukurlah hari-hari untuk memposting setiap kebijakan perusahaan baru pada papan mading telah berlalu.
Kini perusahaan memiliki cara baru untuk “mendengar apa yang tidak dikatakan” untuk menciptakan tempat kerja yang lebih baik dan lebih melibatkan rekomendasi dari karyawan.
Apakah Anda tertarik untuk meningkatkan cara Anda berkomunikasi dengan karyawan Anda?
Kami memiliki 5 tips untuk meningkatkan cara komunikasi antara perusahaan dan karyawan pada era digital.
Mengapa perusahaan harus memahami cara komunikasi dengan karyawan?
Karena saat ini komunikasi melampaui interaksi antar karyawan. Juga penting untuk memantau bagian customer service agar bisa melayani pelanggan dengan baik.
Baca juga : 5 Ide Bisnis Digital Yang Akan Mengubah Hidupmu
Karena hingga 80% konsumen kini lebih suka menggunakan perangkat digital untuk menghubungi perusahaan.
Karena itulah saatnya mendorong komunikasi digital di seluruh bagian perusahaan Anda. Bagaimana Anda melakukannya?
1. Beri Keleluasaan
Keleluasaan bukan berarti mengizinkan mereka untuk selalu aktif dalam media sosial sembari melakukan pekerjaan. Tentu ini malah akan menjadi masalah karena akan menghambat produktifitas kerja.
Keleluasaan yang kami maksud adalah karyawan dengan nyaman bisa memberi masukan dan saran untuk perusahaan melalui platform komunikasi digital. Misalnya melalui email perusahaan.
Anda mungkin terkejut bahwa banyak karyawan takut menggunakan platform komunikasi digital yang baru.
Mereka mungkin tidak tahu apa yang boleh mereka katakan atau apakah mereka diizinkan untuk memberikan komentar mengenai kebijakan perusahaan.
Memberikan izin secara eksplisit mungkin merupakan hal yang karyawan butuhkan untuk membangun komunikasi digital yang baik pada perusahaan Anda.
2. Menawarkan Pelatihan Bentuk Komunikasi Digital
Kesalahan umum yang sering perusahaan lakukan adalah menerapkan platform digital baru atau bentuk komunikasi digital tetapi tidak menawarkan pelatihan apa pun untuk itu.
Sementara karyawan semakin akrab dengan berbagai macam komunikasi dan teknologi digital. Itu tidak berarti mereka akan secara otomatis mengetahui cara menggunakan dengan benar media yang telah perusahaan terapkan.
Akan lebih baik jika membuat program pelatihan yang membantu karyawan merasa nyaman dengan komunikasi digital menggunakan media yang telah perusahaan terapkan.
3. Tetapkan Batasan
Mendorong karyawan untuk menggunakan komunikasi digital tidak berarti karyawan harus selalu terikat dengan perangkat seluler atau laptop mereka.
Komunikasi digital sangat berharga untuk memungkinkan karyawan bekerja dengan jam kerja yang fleksibel dan merasa terlibat dari mana saja.
Tetapi kelemahannya adalah karyawan mungkin merasa berkewajiban untuk bekerja di luar jam normal dan tetap terlibat secara konstan.
Tetapkan batasan waktu sehingga karyawan tahu bahwa tidak apa-apa untuk melepaskan diri dari pekerjaan ketika berada di rumah.
4. Biarkan Kegagalan
Ada banyak sekali jenis komunikasi digital yang tersedia, tetapi tidak semuanya cocok untuk perusahaan Anda.
Mungkin perlu waktu untuk menemukan saluran atau platform yang tepat untuk perusahaan dan karyawan Anda. Itu sebabnya Anda harus membiarkan kegagalan.
Tentu saja, Anda tidak boleh langsung uninstall begitu saja jika semuanya tidak segera bekerja dengan baik.
Tetapi jika Anda telah melatih karyawan dengan benar dan memastikan bahwa mereka merasa leluasa untuk menggunakan platform sepenuhnya dan bisa mengatur waktu antara kerja dan istirahat.
Namun ternyata penggunaan aplikasi ini tidak efektif untuk urusan pekerjaan, mungkin inilah saatnya untuk mencari media komunikasi yang lebih cocok.
5. Rayakan Kesuksesan
Ketika Anda merasa medika komunikasi digital dapat berjalan dengan baik dan benar, maka rayakanlah!
Beri tahu karyawan bahwa perusahaan menghargai kesediaan mereka untuk menerima teknologi baru atau metode komunikasi baru.
Beri penghargaan kepada karyawan yang menggunakan komunikasi digital dengan baik. Bahkan mungkin mempertimbangkan untuk menampilkannya dalam website perusahaan sehingga karyawan lain dapat belajar dari teladan mereka.
Bentuk komunikasi akan terus berubah dan menjadi bagian yang lebih integral dari tempat kerja. 5 tips komunikasi digital perusahaan diatas akan membantu Anda.
Hanya masalah waktu sebelum komunikasi digital mengambil alih semua komunikasi lainnya, jadi tidak pernah ada waktu yang lebih baik untuk mendorong karyawan Anda untuk menerimanya.
Sebagai tambahan, kami akan berikan 3 tips untuk membangun komunikasi internal melalui ruang digital.
1. Tentukan Ukuran Efektivitas
Salah satu alasan mengapa inisiatif komunikasi internal tidak mendapatkan perhatian yang baik dalam perusahaan adalah karena inisiatif tersebut jarang mendapatkan pengukuran yang akuntabel.
Jika Anda ingin memperjuangkan komunikasi internal yang lebih baik pada perusahaan Anda, mulailah mengukur efektivitas upaya Anda.
Metrik pengukuran tidak harus rumit, cukup mengukur partisipasi saja sudah cukup untuk mengetahui seberapa efektif penggunaan media komunikasi dan ketertarikan karyawan.
2. Dorong Karyawan Untuk Aktif
Sebagian besar perusahaan klasik, manajemen “berbicara ke bawah” kepada staf dan bukan sebaliknya.
Ini adalah kesalahan komunikasi internal nomor satu yang menjadi lazim perusahaan, dan sangat memalukan karena dapat dengan mudah untuk memperbaikinya.
Beberapa startup paling sukses seperti Facebook melakukan sesi diskusi yang egaliter dengan CEO Mark Zuckerberg dan menyiarkannya ke seluruh perusahaan.
Bahkan media chat intranet perusahaan Anda dapat membuat karyawan merasa didengar dan juga memungkinkan manajemen menemukan cara untuk meningkatkan perusahaan.
3. Dorong Karyawan Untuk Go Digital
Karyawan Anda menghabiskan lebih banyak waktu di ponsel mereka, jadi bawa aplikasi komunikasi tim Anda ke tempat mereka berada.
Jika Anda tidak menyediakan saluran seluler bagi karyawan dan manajemen Anda untuk berkomunikasi, mereka akan kurang peduli pada komunikasi perusahaan. Atau lebih buruk lagi, tidak terlibat sama sekali.
Cara-cara untuk meningkatkan komunikasi internal tidak jauh berbeda dari komunikasi eksternal seperti pemasaran.
Sama seperti upaya pemasaran, Anda harus memastikan aplikasi khusus perusahaan ada pada setiap tempat orang-orang Anda berada.
Saat ini karyawan Anda menghabiskan sebagian besar waktunya di ponsel mereka, dan dengan menyesuaikan diri dengan realitas baru ini dengan alat komunikasi.
Anda dapat membuat mereka tetap terlibat dan menciptakan keunggulan yang tidak dapat ditandingi oleh pesaing Anda.
Baca juga : Waspadalah, Ini Ancaman Bagi Bisnis yang Sudah Mapan
Kesimpulan
Perusahaan harus memungkinkan karyawan mereka untuk bisa berkomunikasi pada berbagai saluran. Ini akan menghilangkan hambatan apa pun yang mungkin menghalangi mereka untuk berkomunikasi dengan mudah dan seketika.
Pada era teknologi digital, menciptakan ruang komunikasi yang setara menjadi tren pada banyak start-up.
Perusahaan besar harus bisa beradaptasi dengan budaya baru ini, untuk menghilangkan sekat feodal antara manajemen dan karyawan.
Setidaknya ada 5 tips untuk meningkatkan cara komunikasi antara perusahaan dan karyawan pada era digital.
- Beri Keleluasaan, kesetaraan adalah yang hari ini karyawan inginkan. Membangu pola komunikasi Bottom-up atau dari bawah ke atas akan membantu Anda menjaring saran dari karyawan.
- Pelatihan Komunikasi, penting untuk memberikan edukasi mengenai media komunikasi digital yang Anda pilih untuk menjembatani antara manajemen dan karyawan. Biasanya aplikasi yang eksklusif mempunyai beberapa fitur yang berbeda dengan aplikasi konvensional.
- Tetapkan Batasan, Meski media komunikasi bisa membuat manajemen mengirimkan pekerjaan kapan saja kepada karyawan. Namun Anda juga harus membatasi aktifitas kerja mereka, harus ada waktu proporsional untuk keluarga dan istirahat.
- Biarkan Kegagalan, Tidak semua media aplikasi akan membawa perbaikan. Beberapa hal malah membuat lebih sulit. Maka harus ada evaluasi tentang efektifitas media itu.
- Rayakan Kesuksesan, sekecil kesuksesan harus dirayakan dengan secangkir kopi. Jika karyawan bisa berkomunikasi secara apik dan efektif dengan media itu, maka perusahaan harus memberikan apresiasi.
Media komunikasi merupakan alat yang akan memudahkan relasi antara karyawan dan manajemen. Jika Anda bisa memberikan pengaturan yang baik, maka dia akan membantu proses kerja. Namun jika tidak, maka malah akan membuat rumit pekerjaan.